PIMPINAN PUSAT PERSATUAN ISLAM

PD. Persis Subang

PIMPINAN PUSAT PERSATUAN ISLAM

Senin, 16 Maret 2015

PP = PP Persatuan Islam

JJ = Jajaran Jam’iyyah Persis (PW,PD,PC)

A.6. Bagian Otonom PP Persis

B. Lain-lain

G. Perwakilan PP Persis

2. Perwakilan PP Persis Kawasan

Timur

3. Perwakilan PP Persis Mesir (Kairo)

4. Perwakilan PP Persis DI

Jogjakarta

5. Perwakilan PP Persis Propinsi Jawa Tengah

H. PW Persis

06. PW Sumatera Utara

I. PD Persis

J. Cabang-cabang Persatuan Islam :

administrasi praktis PP

PP = PP Persatuan Islam

JJ = Jajaran Jam’iyyah Persis (PW,PD,PC)

A.6. Bagian Otonom PP Persis

B. Lain-lain

C. Perihal :

1. Keputusan / Ketetapan

2. Keterangan/Mandat/Tugas/Rekomendasi

3. Edaran/Pengumuman/Pernyataan/Pemberitahuan

4. Instruksi/Perintah/Tausiyah

5. Laporan

6. Undangan

7. Permohonan/Pengajuan

8. Peresmian/Pengesahan/Pelantikan

9. Pengantar/Kiriman

D. Orsos/Orpol/Ormas :

1. Islam

2. Luar Islam

E. Pemerintah :

1. Presiden/Wakil Presiden

2. Menteri/Departemen/Direktorat

3. MPR/DPR/DPRD

4. Instansi/Jawatan/Kantor/Dinas

5. Gubernur/Bupati/Walikota/

CamatLurah/Kades/RW/RT

G. Perwakilan PP Persis

2. Perwakilan PP Persis Kawasan

Timur

3. Perwakilan PP Persis Mesir (Kairo)

4. Perwakilan PP Persis DI

Jogjakarta

5. Perwakilan PP Persis Propinsi Jawa Tengah

H. PW Persis

06. PW Sumatera Utara

I. PD Persis

J. Cabang-cabang Persatuan Islam :

1 komentar:

ADMINISTRASI JAM’IYYAH

PERSATUAN ISLAM

A. DASAR PEMIKIRAN

1. Persatuan Islam sebagai organisasi yang mempunyai hubungan vertikal (atas-bawah) dengan suatu nizham yang pasti bertujuan untuk mengamalkan segala ajaran Islam dalam setiap segi kehidupan anggotanya dan masyarakat.

2. Salah satu rencana jihad dalam mencapai tujuan Jam’iyyah itu yakni dengan mengadakan dan memelihara hubungan baik dengan segenap organisasi Islam di Indonesia dan seluruh Dunia untuk menuju terwujudnya “Bunyanul Islam”.

3. Dalam memperjuangkan cita-cita Jam’iyyah dan merealisasikan rencana jihad Jam’iyyah tersebut, perlu adanya penerapan administrasi secara baik dan rapi sehingga organisasi itu dapat hidup dan berkembang .

4. Dalam upaya melayani dan memudahkan tugas-tugas pokok Jam’iyyah secara baik dan rapi itu, perlu diadakan suatu pola yang seragam dalam bentuk Tuntunan Administrasi Jam’iyyah

B. MAKSUD DAN TUJUAN

1. Tuntunan Administrasi Jam’iyyah ini dibuat dengan maksud menciptakan keseragaman dan ketertiban pelaksanaan administrasi perkantoran pada seluruh jajaran kelembagaan yang ada di Persatuan Islam.

2. Tuntunan Administrasi Jam’iyyah ini dibuat dengan terciptanya terwujud-nya pelaksanaan administrasi perkantoran yang rapi pada seluruh jajaran kelembagaan yang ada di Persatuan Islam, sehingga dapat menjadi indikator rapinya Jam'iyyah.

C. PENGERTIAN

1. Secara umum, administrasi merupakan sebagai keseluruhan proses yang terdiri dari kegiatan-kegiatan, pemikiran-pemikiran, pengaturan-pengaturan, mulai dari penentuan tujuan sampai penyelenggaraan sehingga tercapainya tujuan tersebut.

2. Yang dimaksud dengan administrasi perkantoran, yang selanjutnya disebut "ADMINISTRASI JAM’IYYAH" adalah seluruh kegiatan Persatuan Islam yang berkaitan langsung dengan tugas-tugas kesekre-tariatan/perkantoran dengan tujuan agar sekretariat sebagai sentral aktivitas dapat berfungsi melayani dan memudahkan pelaksanaan tugas-tugas pokok/harian Jam'iyyah.

D. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI PRAKTIS

Administrasi Jam’iyyah Persatuan Islam meliputi hal-hal sebagai berikut :

1. Penyelenggaraan surat-menyurat, terdiri dari :

a. Pengertian Surat

Surat pada hakekatnya adalah percakapan yang tertulis, suatu alat atau sarana komunikasi tulis yang paling efisien, efektif, ekonomis dan praktis.

Dilihat dari fungsinya surat-surat resmi dapat dipakai sebagai berikut :

1). Alat Komunokasi Tulis

2). Alat Bukti Tertulis

3). Alat Bukti Historis, yakni surat-surat dalam arsip lama dapat dijadikan sebagai bahan penelitian untuk mengetahui bagaimana keadaan atau kegiatan pada masa lalu.

4). Alat Pengingat, surat-surat yang telah diarsipkan dapat dijadikan atau dipakai sebagai alat pengingat.

5). Duta Organisasi, surat dapat mencerminkan corak, keadaan mentalitas, jiwa dan nilai pejabat/jawatan/kantor yang bersangkutan.

6). Pedoman kerja, yakni surat resmi yang berisi ketentuan-ketentuan tentang cara-cara melaksanakan peraturan-peraturan, misalnya Surat Keputusan atau surat Instruksi.

b. Bentuk Surat

Yang dimaksud dengan bentuk surat ialah susunan letak bagian-bagian surat.

Dalam surat-menyurat resmi dikenal lima bentuk surat, yaitu bentuk :

1. Lurus Penuh

2. Lurus.

3. Setengah Lurus

4. Lekuk

5. Indonesia (Gambar dan Contoh pada lampiran No.1a & 1b)

Bentuk Surat yang digunakan di lingkungan Persatuan Islam adalah bentuk Indonesia.

c. Macam-macam Surat.

Yang tergolong kedalam surat resmi adalah surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah, swasta, organisasi kepada kantor pemerintah, swasta, dan organisasi, atau dikirimkan oleh perseorangan kepada kantor pemerintah, swasta, organisasi dan sebaliknya, diantaranya ialah :

1. Pengumuman

ialah macam surat yang ditujukan kepada orang banyak atau umum. Pengumuman dapat disebarkan dengan beberapa cara, diantaranya :

a. Menyebarkannya sebagai surat edaran

b. Memasangnya di papan-papan pengumuman.

c. Memasangnya di koran-koran sebagai iklan.

Surat Pengumuman harus memuat :

a. identitas lembaga yang mengumumkan

b. Orang yang dituju

c. Isi Pengumuman

d. Penutup

e. Tempat, tanggal, bulan dan tahun

f. Pembuat Pengumuman (contoh pada lampiran 2)

2. Surat Edaran

Ada dua macam bentuk sdan sifat surat edaran, yaitu:

a. surat edaran umum, ditujukan kepada orang banyak atau umum.

b. Surat edaran khusus, ditujukan kepada orang-orang atau pejabat-pejabat tertentu.

Untuk surat edaran umum teidak perlu dicantumkan alamat yang dituju, sedangkan surat edaran khusus disusun seperti pada surat dinas biasa.

(contoh pada lampiran no.3)

3. Surat Permohonan

Harus memuat :

a. Identitas Pemohon

b. Tempat, tanggal, bulan dan tahun

c. Nomor

d. Lampiran

e. Perihal

f. Alamat yang dituju

g. Pembukaan

h. Isi surat

I. Penutup

j. Pemohon

(contoh pada lampiran no.4)

4. Surat Pengantar

Harus memuat :

a. Identitas Lembaga yang mengirim

b. Alamat yang dituju/dikirim

c. Perihal (ditulis langsung atau berdiri sendiri “SURAT PENGANTAR”

d. Nomor Surat

e. Daftar Isian yang memuat :

1). Nomor Urut

2). Uraian (Jenis yang dikirim)

3). Jumlah

4). Keterangan

(contoh lampiran no.5)

Catatan : Jika dalam surat pengantar itu diperlukan tanda penerimaan, sebaiknya pengantar itu dikirimkan rangkap dua atau lebih.

Dari kedua lembar atau lebih surat pengantar tersebut, yang satu lembar setelah ditanda-tangani oleh penerima dan dibubuhkan cap, dikirimkan kembali kepada pengirim dan inilah yang menjadi bukti penerimaan.

5. Surat Keputusan (SK)

Ditinjau dari segi isinya, surat keputusan mempunyai tingkat yang lebih tinggi daripada surat biasa.

Surat Keputusan hanya boleh dibuat dan dikeluarkan oleh pejabat yang berhak membuat dan mengeluarkannya.

Suatu perubahan isi yang telah ditetapkan dalam surat keputusan hanya dapat diubah dengan surat keputusan juga, tidak dapat diubah dengan surat biasa.

Surat Keputusan harus memuat :

a. Kepala surat yang terdiri atas :

- Lambang dan Identitas Jam’iyyah (biasanya sudah dicetak)

- Basmallah

- Kata “SURAT KEPUTUSAN” (ditik berdiri sendiri)

b. Nomor surat Keputusan

c. Hal/Tentang

Bagian ini berisi inti keputusan secara ringkas dan jelas (ditik dengan huruf besar semua)

d. Nama Jabatan yang berwenang mengeluarkan keputusan tersebut, dicetak tebal , serta tempat kedudukan dimana lembaga tersebut berada.

e. Konsideran

Memuat pertimbangan yang menjadi dasar dibuat/dikeluarkannya keputusan. Biasanya terdiri atas kalimat-kalimat/paragraf-paragraf yang dimulai dengan kata :

- Membaca : isinya terdiri atas uraian tentang surat yang telah diterima pejabat pembuat keputusan itu

- Menimbang : merupakan uraian tentang pertimbangan-per-timbangan/tujuan/alasan sehingga dikeluar-kannya keputusan.

- Mengingat : merupakan uraian tentang peraturan-per-aturan, undang-undang atau keputusan-keputusan yang ada sehingga keputusan yang dikeluar-kan itu dapat dipertanggung jawabkan dan berlandaskan hukum yang kuat.

Sekiranya diperlukan, masih dapat ditambah dengan kata :

- Memperhatikan: yang berisi uraian tentang ketentuan-ketentuan/tulisan-tulisan dinas/pendapat pejabat yang perlu diperhatikan dalam keputusan itu.

f. Diktum

Berisi rumusan keputusan yang diambil oleh pejabat berdasarkan konsideran.Diktum diawali dengan kata MEMUTUSKAN disusul dengan kata MENETAPKAN. Selanjutnya disebutkan apa yang diputuskanitu.

Setelah itu ditutup dengan tali pengaman Surat Keputusan yaitu kalimat yang menyatakan secara tegas dapatnya keputusan yang telah diambil tersebut ditinjau kembali, apabila terjadi kekeliruan.

g. Kaki Surat Keputusan :

Kaki Surat Keputusan yang berfungsi sebagai salam penutup menyebutkan :

- Kalimat do’a : “Allahu Ya’khudzu.........”

- Tempat dikeluarkan Surat Keputusan

- Tanggal, bulan dan tahun (Hijriyah dan Masehi)

- Jabatan Pembuat Surat Keputusan

- Tanda tangan

- Nama Terang

- NIAT (Nomor Induk Anggota)

- Cap

h. Distribusi Surat Keputusan

Memuat daftar pihak yang dikirim salinan Surat keputusan itu.(semacam tembusan)

Catatan : - Setiap kalimat dalam konsideran dan diktum, kecuali kalimat terakhir, diakhiri dengan tanda baca titik koma (;).

- Di belakang kata Membaca, menimbang, mengingat, memutuskan, menetapkan dibubuhkan tanda baca titik dua (:).

contoh pada lno.6

6. Surat Instruksi

ialah surat yang berisi instruksi/perintah dari lembaga yang di atas kepada lembaga yang ada di bawahnya.

Surat Instruksi harus memuat :

a. Identitas lembaga yang memberi Instruksi

b. Identitas lembaga yang terkena Instruksi

c. Isi Instruksi/perintah

7. Surat Mandat/kuasa/tugas

Ialah surat yang berisi pelimpahan wewenang kekuasaan atau tugas kepada orang tertentu untuk melaksanakan atau menyelesaikan suatu tugas tertentu :

Surat Mandat/kuasa/tugas harus memuat :

a. Identitas lembaga yang memberi Surat Mandat/kuasa/tugas

b. Identitas yang diberi Mandat/kuasa/tugas

c. Pekerjaan yang harus dilaksanakan/diselesaikan

d. Penyampaian laporan atas hasil kerja yang dilaksanakan.

e. Masa berlakunya surat tersebut

f. Tanda tangan pember dan penerima Mandat/kuasa/tugas

contoh pad alampiran no.7

8. Surat Keterangan

Ialah surat yang berisi keterangan/penjelasan atas suatu masalah.

Surat Keterangan harus memuat :

a. Identitas yang diterangkan

b. Identitas yang menerangkan

c. Pembenaran terhadap objek yang diterangkan

d. Keperluan dikeluarkannya surat tersebut

contoh pada lampiran no.8

9. Berita Acara

Berita acara ialah catatan laporan tentang suatu kejadian: perkara, pengaduan, ujian, serah terima jabatan dan sebagainya :

Susunan surat ini terdiri atas :

a. Kepala Surat (nama instansi/jam’iyyah)

b. Kata “Berita Acara”

c. Hal : (misalnya: SERAH TERIMA JABATAN)

d. Nomor Surat

e. Isi :

1). Pendahuluan, menyebutkan waktu, tempat dan keterangan lain.

2). Isi sebenarnya, menyebutkan :

- Nama pihak-pihak yang ada hubungannya dengan berita acara tersebut disertai dengan keterngan lengkap, dan

- Isi Berita Acara itu.

3). Penutup, menyebutkan :

- Tempat dan tanggal berita acara itu dibuat

- Tanda tangan dan nama terang pihak-pihak yang ber-sangkutan

- Tanda tangan dan nama terang saksi-saksi.

10. Surat lain yang bersifat umum, harus memuat :

a. Alamat yang dituju

b. Nomor Surat

c. Lampiran kalau ada

d. Perihal Surat

e. Pendahuluan

f. Isi Surat

g. Penutup

D. Bagian-bagian Surat :

1. Kepala Surat

Kepala surat disusun (biasanya sudah dicetak) dalam bentuk yang menarik, dan menyebutkan :

a. Nama Instansi/Lembaga dan lai-lain

b. Alamat yang lengkap

c. Nomor Telepon, Facimile

d. Nomor Kode Pos

2. Nama Tempat dan Tanggal Surat

a. Nama tempat boleh tidak dicantumkan, sebab sudah termuat pada kepala surat

b. Tanggal surat terdiri dari penanggalan Hijriyah di bagian atas dan penanggalan Masehi di bagian bawahnya serta ditik di sebelah kanan atas (bentuk Indonesia), boleh juga ditik di sebelah kanan bawah (seperti pada Surat Keputusan).

3. Nomor Surat

Nomor Surat ditik segaris dengan tanggal surat (bentuk Indonesia)

Kegunaanya:

a. Memudahkan mengatur penyimpannannya.

b. Memudahkan mencarinya kembali

c. Mengetahu berapa banyak nya surat yang keluar

d. Mempercepat penyelesaian surat-menyurat.(membalas surat)

e. Memudahkan petugas pengarsipan.

Sistem penomoran Surat Keluar Persatuan Islam

Contoh :

0001/J.100-C.6/PP/1998

_{nomor urut surat}

_{kode instansi yang dikirim
surat}

_{kode hal surat}

_{Kode Pengirim}

_tahun

Nomor dan tanggal surat menunjukan kapan surat itu dikirimkan, bukan kapan surat itu ditik.

4. Lampiran

Melampirkan berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain

Jika bersama surat yang dikirimkan itu disertakan surat-surat lain sebanyak dua helai, maka ditulis :

Lampiran : 2 (dua) helai

Jumlah lampiran

Penjelasan (penguat)

Satuan benda yang

dilampirkan

Jika tidak ada yang dilampirkan, cukup dituliskan :

Lampiran : -

5. Perihal/Hal

Bagian ini menunjukkan inti surat secara ringkas, dengan membaca perihal/hal, secara cepat dapat diketahui masalah yang dituliskan didalam surat itu, tetapi sebaiknya tidak terlalu singkat sehingga tidak jelas.

Contoh : dalam surat undangan, sering dituliskan :

Perihal : Undangan

Ini belum jelas sebab belum menyebutkan isinya.

sebaiknya ditulis :

Perihal : Undangan Musyawarah Cabang

Persis andir ke-2.

6. Alamat Surat

ada dua macam alamat surat, yaitu :

a. Alamat Dalam, menyebutkan berturu-turut :

- Nama orang / Nama Jabatan

- Nama Jalan dan Nomor Rumah/Gedung

- Nama Kota (ditik tanpa diberi garis bawah)

b. Alamat Luar, disusun berturut-turut :

- Nama orang / Nama Jabatan

- Nama Instansi/Lembaga

- Nama Jalan/Gang/Nomor Rumah atau bangunan/RT/RW

- Nama Kota dan Nomor Kode Pos

7. Salam Pembuka

Salam pembuka merupakan tanda hormat pengirim surat sebelum ia bicara secara tertulis.

Di lingkungan Persatuan Islam biasa digunakan “Bismillahirrahmannirrahiem”.

8. Isi Surat

Isi Surat umumnya terdiri atas tiga bagian, yaitu :

a. Pembukaan

Pembukaan berguna untuk mengantar dan menarik perhatian pembaca terhadap pokok surat.

b. Isi surat yang sebenarnya

Berisi sesuatu yang diberi tahukan, dikemukakan, ditanyakan, diminta dan sebagainya yang disampaikan kepada penerima surat.

c. Penutup Surat

Merupakan kesimpulan yang berfungsi sebagai kunci isi surat, kemudian diakhiri dengan do’a: “Allahu Ya’khudzu Biaidinaa Ilaa Maa Fiehi Khaerun lil-Islaami Wal-Muslimien”.

9. Salam Penutup

Salam penutup surat dinas/formal Jam’iyyah diikuti dengan menyebutkan :

a. Nama Jabatan

c. Tanda tangan

c. Nama Terang

d. NIAT (Nomor Induk Anggota)

10. tembusan

Tembusan/tindasan (c.c. =carbon copy) dibuat jika isi surat yang dikirimkan kepada pihak yang sebenarnya dituju (asli) perlu diketahui oleh pihak-pihak lain yang ada hubungannya dengan surat tersebut. Dengan cara demikian yang dikirimi surat mengerti siapa saja yang juga diberi tahu tentang isi surat tersebut.

Tembusan dituliskan sebelah kiri bawah, lurus dengan Nomor, Lampiran dan Perihal, dibawah NIAT yang menanda tangani surat.

Tembusan hendaklah disusun berdasarkan urutan tingkat pejabat atau instansi yang bersangkutan.

Pada nomor terakhir tembusan tidak perlu lagi dituliskan kata Arsip/Pertinggal/Alas, sebab kita mengetik surat untuk dikirimkan dengan sendirinya harus ditinggalkan selembar sebagai arsip.

2. Pembukuan, terdiri dari :

a. Buku Induk/Daftar Anggota, harus memuat :

Nomor Induk Anggota, Nama, tempat/Tgl lahir, Pekerjaan, Alamat, Nama Cabang, Tanggal Masuk menjadi Anggota, Keterangan.

NIAT	Nama	Tempat/Tgl lahir	Pekerjaan	Alamat	Cabang	Tanggal Masuk	Ket.

b. Buku agenda Surat Keluar, harus memuat :

Nomor Urut, Nomor surat keluar, Tanggal Surat, Tujuan Surat, Hal Surat, Keterangan

No. Urut	Nomor Surat Keluar	Tgl.Surat	Tujuan	Perihal	Keterangan

c. Buku Agenda Surat Masuk, harus memuat :

Nomor Urut, Nomor Agenda, Pengirim, Tanggal Surat diterima, Nomor surat Masuk, Hal Surat, disposisi/diteruskan, Keterangan

No. Urut	Nomor Agenda	Pengirim	Tanggal Diterima	Nomor dan Tgl Surat yang masuk	Perihal	Disposisi/ Diteruskan	Ket.

d. Buku Daftar Tamu, harus memuat :

Nomor Urut, Tanggal, Nama Tamu, Tujuan, Keperluan, Kesan/Saran, Keterangan

e. Buku Agenda/Notulen Rapat, harus memuat :

Notulen atau risalah ialah catatan singkat tentang suatu pembicaraan. Yang dicatat hanyalah yang penting-penting saja, tidak perlu terurai secara panjang lebar atas paragraf-paragraf.

Susunan Notulen terdiri atas ;

a. Kepala Notulen

b. Tempat, Tanggal dan jam pelaksanaan

c. Pemimpina (Ketua) dan sekretaris

d. Jumlah yang diundang:

- Yang hadir :

- Yang tidak hadir ;

e. Acara Musyawarah yang menyebutkan urutan pembicaraan

f. Risalah pembicaraan yang menyebutkan jalannya musyawarah dari pembukaan (acara I) sampai Penutup (acara...)

g. Tempat, tanggal bulan dan tuhn.

h. Pembuat Notulen

I. Pengesahan Noulen oleh Ketua.

Catatan: - Meskipun sifat notulen itu ditulis ringkas, namun setiap inti pembicaraan harus disebutkan, begitu juga yang berbicara, pemberi saran/usul dan lain-lain.

- Keputusan-keputusan yang telah diambil hendaknya dicatat secara teliti.

- Nomor musyawarah perlu dicantumkan, lebih-lebila pembicaraan itu dilaksanakan secara berkala dan terus menerus.

- Jam berapa musyawarah tersebut dibuka dan jam berapa ditutup, itu juga harus disebutkan.

f. Buku Ekspedisi Surat, harus memuat :

Nomor urut, Nomor Surat, Tanggal Surat, Tujuan Surat, Hal Surat, Tanda tangan dan Nama Jelas penerima, Keterangan.

g. Buku Inventarisasi Barang, harus memuat :

Nomor Urut, Nama Barang, Banyaknya Barang, Pemberi/asal Barang, Kondisi Barang, Tempat Keberadaan, Keterangan

3. Teknik dan Bentuk Penulisan Laporan

a. Pengertian Laporan

Laporan adalah suatu bentuk penyampaian berita, keterangan, pemberitahuan, atau pertanggung jawaban, baik secara lisan maupun tertulis dari bawahan kepada atasan sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab diantara mereka.

b. Fungsi laporan adalah sebagai berikut :

1. Sebagai alat pertanggung jawaban

2. Sebagai alat evaluasi untuk mengetahui sudah sampai sejauh mana program-program dilaksanakan, dan apa saja yang menjadi kendalanya.

3. sebagai alat/bahan/informasi bagi pelaksanaan perencanaan, pengendalian, penilaian dan pengambilan keputusan.

c. Sifat dan jenis laporan.

1. Laporan Pertanggung jawaban yang disampaikan dalam forum musyawarah

2. Laporan Kondisi Umum, yang harus disampaikan didalam forum pleno Pimpinan.

3. Laporan periodik setiap akhir tahun yang memuat perkem-bangan jam’iyyah selama kurun waktu setahun. (Formal laporan terlampir pada lampiran no.8)

d. Bentuk dan teknik Penulisan Laporan

1. Bentuk Laporan

Laporan harus memuat :

1.1. Pendahuluan, yang menerangkan :

- Maksud dan tujuan

- Masalah pokok yang kan dibahas

- Pendekatan dan garis besar sistematika penulisan

1.2. TUBUH LAPORAN, yang berisi :

-. Data/fakta-fakta

-. Hasil kerja yang telah dicapai

-. Analisa dan penafsiran

1.3. Saran-saran , yang berisi cara pemecahan masalah

1.4. KONKLUSI DAN PENUTUP

Klonklusi dan penutup ini logis dan ada korelasi antara data dan fakta dengan analisa.

2. Teknik Penulisan Laporan

2.1. Langkah-langkah penulisan laporan

a. Pengumpulan Data

b. Klasifikasi Data

c. Pembuatan kerangka laporan

d. Sistematika laporan

e. Draft (konsep) laporan

f. Penyiapan Tabel

g. Pengetikan Laporan

h. Format laporan

2.2. Syarat-syarat Penulisan laporan

a. Harus jelas, mudah difahami

b. Langsung mengenai sasaran permasalahan

c. Harus lengkap

d. Harus konsisten/tetap

e. Harus Obyektif

f. Cermat dan tepat waktu.

4. Kearsipan

a. Pengertian

1. Arsip adalah catatan-catan tertulis atau gambar atau bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai subjek (pokok persoalan) ataupun peristiwa, yang dibuat orang untuk membantu memelihara daya ingatan orang.

2. Pengertian arsip ialah penyimpanan surat-surat, dokumen-dokumen, kertas-kertas kerja (papers) pada tempat yang layak, sesuai dengan pengaturan yang telah ditetapkan semula sehingga apabila diperlukan dapat ditemukan dengan mudah.

b. Jenis-jenis Arsip

1. Arsip aktif, yang masih sering diperlukan

2. Arsip semi aktif, yang sudah jarang diperlukan

3. Arsip in aktif, yang sudah tidak diperlukan

c. Proses kegiatan kearsipan

1. Klasifikasi dan kode

2. Pengindex-an

3. Penataan berkas dan penyimpanan

4. Penyusutan dan penghapusan

5. Pemeliharaan dan perlindungan

d. Sistem Pengarsipan :

1. Asas Sentralisasi, yaitu seluruh pelaksanaan kegiatan administrasi dilaksanakan secara terpusat.

2. Asas Desentralisasi, yaitu pelaksanaan kegiatan administrasi dilakukan perbidang/sektor.

Penerapan asas-asas di atas disesuaikan dengan keperluan dan kemungkinan yang ada.

5. Perlengkapan Jam’iyyah

a. Sekretariat/Kantor sebagai sentral aktivitas

Kantor adalah pusat kegiatan administrasi dan berperan sebagai suatu kamar kerja dan belajar, ruang rapat, tempat perundingan, pusat penerangan, pusat pemberian pelayanan dan seringkali merupkan suatu lambang dari kedudukan.

Untuk menyelenggarakan seluruh kegiatan administrasi organisasi maka diperlukan sebuah tempat khusus/tertentu sebagai tempat pengurusan, penyelenggaraan dan pengolahan kegiatan-kegiatan tersebut secara terpusat.

Pusat kegiatan ini biasanya disebut kantor/Kesekretariatan, yang pengelolaannya ditangani oleh “Sekretariat”, yaitu sekretaris Umum (pada tingkat PP) dan perangkatnya.

b. Perlengkapan Sekretariat/Kantor

Sebagai pusat informasi dan komunikasi, sehingga dapat menjamin kelancaran dan keamanan jalannya roda jam’iyyah, maka pada setiap sekretariat/kantor perlu memiliki perlengkapan sebagai berikut :

1. Papan Nama / Name Board

Dipasang di muka kantor, yang dimaksudkan untuk menunjukkan bahwa di tempat tersebut adalah kantor/sekretariat jam’iyyah, sehingga dapat mempermudah komunikasi.

dengan warna dasar hijau tua, tulisan huruf putih, dan lambang kuning.

Berdasarkan Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 5 tahun 1986, maka ukuran papan nama ditetapkan sebagai berikut:

1. Untuk Pimpinan Pusat panjang 200 cm. dan lebar 150 cm.

Contoh :

Jl. Perintis Kemerdekaan No.2 (Viaduck)

Tlp.(022)4220702-4220704 Fax.4220702

BANDUNG, 40117

2. Untuk Pimpinan Wilayah panjang 180 cm. dan lebar 135 cm.

Contoh :

PIMPINAN WILAYAH PERSATUAN ISLAM

PROVINSI JAWA BARAT

Jl. Pungkur Gg.Muncang No.3

Tlp. 5227336 BANDUNG

3. Untuk Pimpinan Daerah panjang 160 cm. dan lebar 120 cm.

Contoh :

PIMPINAN DAERAH PERSATUAN ISLAM

KABUPATEN BANDUNG

Jl. Pajagalan No.115 Banjaran

Kab. Bandung, 40377

4. Untuk Pimpinan Cabang panjang 140 cm. dan lebar 105 cm.

Contoh :

PIMPINAN CABANG PERSATUAN ISLAM

CIDADAP

Jl. Cipaku 2 No.12 RT 04/RW 02

Telp. (022) 21572

Bandung, 40143

5. Untuk Pimpinan Jama’ah panjang 120 cm. dan lebar 90 cm.

Contoh :

PIMPINAN JAMA’AH PERSATUAN ISLAM

LANGONSARI

CAB. PERSATUAN ISLAM PAMEUNGPEUK

BANDUNG

2. Meubelair (meja, lemari dsb.)

3. Peta teritorial

4. Papan Data

5. Papan Informasi

6. Struktur Organigram

7. Program Kerja/Schedule Time

8. Kop Surat, Amplop, dan Stempel Jam’iyyah

Kop Surat, amplop dan stempel agar seragam bisa dipesan kepada PP Persis

9. Bendera, sepasang bendera yang terdiri atas 1 bendera merah putih dan bender jam’iyyah Persatuan Islam.

Rev. Januari 2008

INDEKS SURAT PERSATUAN ISLAM (PERSIS)

2005-2010

A.1. Majelis Penasihat

A.2. Dewan Hisbah

A.3. Dewan Hisab dan Rukyat

A.4. Dewan Tafkir

A.5. Lajnah Bantuan Hukum

A.6.1 PP Persistri

A.6.2 PP Pemuda Persis

A.6.3 PP Pemudi Persis

A.6.4 PP HIMA Persis

A.6.5 PP HIMI Persis

1. Anggota Pimpinan

2. Kepanitiaan

3. Perorangan/Umum

C. Perihal : 1. Keputusan / Ketetapan 2. Keterangan/Mandat/Tugas/Rekomendasi 3. Edaran/Pengumuman/Pernyataan/Pemberitahuan 4. Instruksi/Perintah/Tausiyah 5. Laporan 6. Undangan 7. Permohonan/Pengajuan 8. Peresmian/Pengesahan/Pelantikan 9. Pengantar/Kiriman
D. Orsos/Orpol/Ormas : 1. Islam 2. Luar Islam
E. Pemerintah : 1. Presiden/Wakil Presiden 2. Menteri/Departemen/Direktorat 3. MPR/DPR/DPRD 4. Instansi/Jawatan/Kantor/Dinas 5. Gubernur/Bupati/Walikota/ CamatLurah/Kades/RW/RT	F. Militer: 1. Markas Besar 2. Kodam/Kodau/Kodamar/Polda 3. Korem/Kodim/Koramil/Polwil/Polres/Polsek

1. Perwakilan PP Persis Sumut

01. PW Jawa Barat

02. PW DKI Jakarta

03. PW Sulawesi Tengah

04. PW Jawa Timur

05. PW Bali

07. PW DI Aceh

08. PW Gorontalo

09. PW Banten

01. Kota Bandung-Jabar

02. Kab. Bandung-Jabar

03. Kab. Cianjur-Jabar

04. Bogor-Jabar

05. Kab. Purwakarta-Jabar

06. Kab. Subang-Jabar

07. Kab. Karawang-Jabar

08. Kab. Garut-Jabar

09. Kab. Tasikmalaya-Jabar

10. Kab. Ciamis-Jabar

11. Kab. Pamekasan-Madura

12. Kab. Sukabumi-Jabar

13. Kab. Sumedang-Jabar

14. Jakarta Pusat

15. Jakarta Barat

16. Jakarta Utara

17. Jakarta Timur

18. Kab. Majalengka-Jabar

19. Kota Cimahi-Jabar

20. Kota Palu-Sulteng

21. FloresTimur-NTT

22. Kab. Bima-NTB

23. Sumenep-Madura

24. Magetan-Jatim

25. Alor

26. Kab.Serang-Banten

27. Kota Medan-Sumut

28. Kab. Asahan-Sumut

29. Kota Gorontalo-Sulut

30. Kab. Labuhanbatu-Sumut

31. Kab. Lampung Utara

32. Kab.Banggai-Sulawesi Tengah

33. Cirebon-Jawa Barat

34. Kota Tasikmalaya-Jabar

35. Kota Banjar-Jawa Barat

36. Kab. Boalemo-Gorontalo

37. Kab.Bone Bolango-Gorontalo

38. Ngawi-Jawa Timur

39. Kota Depok-Jawa Barat

40. Kab.Kuningan-Jawa Barat

41. Kab.Indramayu-Jawa Barat

42. Bekasi-Jawa Barat

43. Kab.Bandung Barat – Jawa Barat

44. Lebak – Banten

45. Kab.Batubara-Sumut

	001	Anggota Tersiar
	002	Andir-Kota Bandung
	003	Astanaanyar-Kota Bandung
	004	Babakan Ciparay-Kota Bandung
	005	Baleendah-Kab. Bandung
	006	Bandungkulon-Kota Bandung
	007	Bandungwetan-Kota Bandung
	008	Banjar-Ciamis
	009	Banjaran-Kab. Bandung
	010	Banjarsari-Ciamis
	011	Banyuresmi-Garut
	012	Batujajar-Kab. Bandung Barat
	013	Batununggal-Kota Bandung
	014	Binong-Subang
	015	Bogor Tengah
	016	Bojongloakaler-Kota Bandung
	017	Bojongloakidul-Kota Bandung
	018	Bojongsoang-Kab. Bandung
	019	Tlanakan-Pamekasan
	020	Pakenjeng-Garut
	021	Joharbaru-Jakpus
	022	Cengkareng-Jakbar
	023	Cianjur
	024	Ciawi-Kab.Tasikmalaya
	025	Cibatu-Garut
	026	Cibeber-Cianjur
	027	Cibeunyingkidul-Kota Bandung
	028	Cicadas-K`ota Bandung
	029	Cicalengka-Kab. Bandung
	030	Margaasih-Kab. Bandung
	031	Cikajang-Garut
	032	Cikalongkulon-Cianjur
	033	Cikalongwetan-Kab. Bandung Barat
	034	Cikarang Utara -Bekasi
	035	Cikoneng-Ciamis
	036	Ciparay-Kab. Bandung
	037	Cimahi Selatan-Kota Cimahi
	038	Cimahi Tengah-Kota Cimahi
	039	Cililin-Kab. Bandung Barat
	040	Cipedes-Kota Tasikmalaya
	041	Harjamukti-Cirebon
	042	Cisurupan-Garut
	043	Citeureup-Kab.Bogor
	044	Ciwidey-Kab. Bandung
	045	Dayeuhkolot-Kab.Bandung
	046	Gambir-Jakpus
	047	Garut Kota-Garut
	048	Grogol Petamburan-Jakbar
	049	Indihiang –Kota Tasikmalaya
	050	Jatinegara-Jaktim
	051	Kadipaten-Kab.Tasikmalaya
	052	Koja-Jakut.
	053	Karangpawitan-Garut
	054	Karawang
	055	Katapang-Kab. Bandung
	056	Kersamanah-Garut
	057	Kiaracondong-Kota Bandung
	058	Kotapinang-vSumut
	059	Kuningan-Kab.Kuningan
	060	Leles-Garut
	061	Lembang-Kab. Bandung Barat
	062	Arjasari-Kab. Bandung
	063	Majalaya-Kab. Bandung
	064	Majalengka
	065	Padalarang-Kab. Bandung Barat
	066	Padangratu-Lampungtengah
	067	Padarincang-Serang
	068	Sukaresik-Kab.Tasikmalaya
	069	Pamanukan-Subang
	070	Pamekasan Kota-Madura
	071	Pameungpeuk-Kab. Bandung
	072	Pesisirselatan-Biha
	073	Paseh(legok)-Sumedang
	074	Singaparna-Kab.Tasikmalaya
	075	Perdagangan-Sumut
	076	Plered-Purwakarta
	077	Purwakarta
	078	Cisaat-Sukabumi
	079	Rajapolah-Kab.Tasikmalaya
	080	Pademangan-Jakut
	081	Rangkasbitung
	082	Rancaekek-Kab. Bandung
	083	Rantauutara-Labuhanbatu
	084	Purwadadi-Ciamis
	085	Rengasdengklok-Karawang
	086	Regol-Kota Bandung
	087	Samarang-Garut
	088	Sambas-Kalbar
	089	Sapeken-Sumenep
	090	Sawahbesar-Jakbar
	091	Serang
	092	Kalideres-Jakbar
	093	Soreang Kota-Kab. Bandung
	094	Soreangmuara-Kab. Bandung
	095	Warudoyong-Sukabumi
	096	Sukaraja-Sukabumi
	097	Sukajadi-Kota Bandung
	098	Bosarmaligas-Sumut
	099	Sukasari-Kota Bandung
	100	Sumedang Selatan-Sumedang
	101	Sumurbandung-Kota Bandung
	102	Talagasari-Karawang
	103	Tanjungpriok-Jakut
	104	Tanjungtiram-Kab.Asahan
	105	Tarogong Kidul-Kab.Garut
	106	Cihideung-Kota Tasikmalaya
	107	Wanaraja-Garut
	108	Coblong-Kota Bandung
	109	Sukmajaya-Depok
	110	Kota Bogor Utara-Bogor
	111	Buahdua-Sumedang
	112	Rancakalong-Sumedang
	113	Tanjungsari-Sumedang
	114	Ciranjang-Cianjur
	115	Matraman-Jaktim
	116	Panumbangan-Ciamis
	117	Sindangherang-Ciamis
	118	Cipaku-Ciamis
	119	Citamiang-Sukabumi
	120	Jatiwangi-Majalengka
	121	Sumberjaya-Majalengka
	122	Cikijing-Majalengka
	123	Kadipaten-majalengka
	124	Lemahsugih-Majalengka
	125	Ciawigebang-Kab.Kuningan
	126	Cilawu-Garut
	127	Pameungpeuk-Garut
	128	Kotapasir-Kaltim
	129	Cikampek-Karawang
	130	Kualuhhilir-Kab.Labuhanbatu
	131	Pangkalanbrandan-Sumut
	132	Payakumbuh-Sumbar
	133	Pagaden-Subang
	134	Legonkulon-Subang
	135	Pusakanagara-Subang
	136	Cibiru-Kota Bandung
	137	Bandungkidul-Kota Bandung
	138	Palubarat-Palu
	139	Palutimur-Palu
	140	Ciamis Kota-Ciamis
	141	Adonaratimur-Flotim
	142	Muko-mukoselatan-Bengkulu
	143	Rantauselatan-Labuhanbatu
	144	Panawangan-Ciamis
	145	Limapuluh-Kab. Asahan
	146	Margahayu-Kab. Bandung
	147	Seilepan-Sumut
	148	Adonarabarat-Flotim
	149	Jamanis-Kab.Tasikmalaya
	150	Jatinangor-Sumedang
	151	Subang Kota
	152	Cipatat-Kab. Bandung Barat
	153	Nunukan-Kaltim
	154	Tawang-Kota Tasikmalaya
	155	Cimahi Utara-Kota Cimahi
	156	Peundeuy-Garut
	157	Medanjohor-Sumut
	158	Saronggi-Sumenep
	159	Ambunten-Sumenep
	160	Kertasari-Kab. Bandung
	161	Pangalengan-Kab. Bandung
	162	Lebatukan-Flotim
	163	Cikalong-Kab.Tasikmalaya
	164	Plaosan-Magetan
	165	Kendal-Jatim
	166	Bendo-Magetan
	167	Panekan-Magetan
	168	Tawangsari-Sukoharjo (Solo)
	169	Cisompet-Garut
	170	Bayongbong-Garut
	171	Kubu- Riau
	172	Leuwigoong-Garut
	173	Telukmutiara-Alor
	174	Panjalu-Ciamis
	175	Sukamantri-Ciamis
	176	Sape-Bima
	177	Solokanjeruk-Kab. Bandung
	178	Salopa-Kab.Tasikmalaya
	179	Margacinta-Kota Bandung
	180	Paseh-Kab. Bandung
	181	Aesesa-Alor
	182	Hamparanperak-Sumut
	183	Medanampelas-Kota Medan
	184	Cidadap-Kota Bandung
	185	Pacet-Cianjur
	186	Cileunyi-Kab. Bandung
	187	Cikelet-Garut
	188	Cibiuk-Garut
	189	RasanaE-Bima
	190	Woha-Bima
	191	Belo-Bima
	192	Wera-Bima
	193	Kawalu-Kota Tasikmalaya
	194	Kasemen-Serang
	195	Cibeureum-Kota Tasikmalaya
	196	Cicendo-Kota Bandung
	197	Curug-serang
	198	Gunungpuyuh-Sukabumi
	199	Cikole-Sukabumi
	200	Kotaselatan-Gorontalo
	201	Ujungberung-Kota Bandung
	202	Jatitujuh-Majalengka
	203	Sukaresmi-Cianjur
	204	Conggeang-Sumedang
	205	Kawunganten-Cilacap
	206	Cipeundeuy-Kab.Bandung Barat
	207	Medan Barat-Kota Medan
	208	Bekasi Kota
	209	Aikmel-Lombok NTB
	210	Cilaku-Kab.Cianjur
	211	Lemahwungkuk-Cirebon
	212	Ngamprah-Kab.Bandung Barat
	213	Ibun-Kab.Bandung
	214	Talegong-Kab.Garut
	215	Bojongpicung-Kab.Cianjur
	216	Kota Utara-Gorontalo
	217	Omesuri-Flotim
	218	Nusawungu-Kab.Cilacap
	219	Sine-Kab.Ngawi
	220	Karangrejo-Kab.Magetan
	221	Sawoo-Kab.Ponorogo
	222	Melak-Kaltim
	223	Torgamba-Sumut
	224	Bagansinembah-Riau
	225	Sebulu-Kutai
	226	Maja-Kab.Majalengka
	227	Kota Barat-Gorontalo
	228	Cihaurbeuti-Kab.Ciamis
	229	Pasirjambu-Kab. Bandung
	230	Pondoksuguh-Bengkulu
	231	Cibinong Bogor
	232	Cimanggis Bogor
	233	Sukamakmur-Bogor
	234	Parung-Bogor
	235	Sukanagara-Kab.Cianjur
	236	Arcamanik-Kota Bandung
	237	Cibeunyingkaler-Kota Bandung
	238	Kotabumi-Lampung Utara
	239	Muara Sungkai-Lampung Utara
	240	Pagaralam Utara-Lahat
	241	Bilah Hilir-Kab.Labuhanbatu
	242	Cisayong-Kab.Tasikmalaya
	243	Sindangkasih-Kab.Ciamis
	244	Sungkai Selatan-Lampung Utara
	245	Cimari-Kab.Garut
	246	Selaawi-Kab. Garut
	247	Cigasong-Kab.Majalengka
	248	Sukawening-Kab.Garut
	249	Cimaung-Kab.Bandung
	250	Karangtengah-Kab.Garut
	251	Cimenyan-Kab.Bandung
	252	Ganeas-Kab.Sumedang
	253	Lemahabang-Kab.Karawang
	254	Wanayasa-Kab.Purwakarta
	255	Manonjaya-Kab.Tasikmalaya
	256	Tamansari-Kota Tasikmalaya
	257	Agrabinta-Kab.Cianjur
	258	Pancoran Mas-Depok
	259	Pasirwangi-Kab.Garut
	260	Situraja-Kab.Sumedang
	261	Kejaksan-Kota Cirebon
	262	Jatiwaras-Kab.Tasikmalaya
	263	Rongga-Kab.Bandung Barat
	264	Pataruman-Kab.Ciamis
	265	Pamulihan-Kab.Sumedang
	266	Padaherang-Kab. Ciamis
	267	Tarogong Kaler-Kab.Garut
	268	Cipayung-Jakarta Timur
	269	Setia Budi-Jakarta Selatan
	270	Ranca Bungur-Kab.Bogor
	271	Cingambul-Kab.Majalengka
	272	Baregbeg-Kab.Ciamis
	273	Sumedang Utara-Kab.sumedang
	274	Dayeuh Luhur-Kab.Cilacap
	275	Pandeglang-Kab. Pandeglang
276		Majalaya-Kab.Karawang
	277	Rancasari-Kota Bandung
	278	Lengkong-Kota Bandung
	279	Pangatikan-Kab.Garut
	280	Sucinaraja-Kab.Garut
	281	Pacet-Kab.Bandung
	282	Karangtengah-Kab.Cianjur
	283	Luwuk-Kab.Banggai
	284	Toili-Kab.Banggai
	285	Mamasa- Kab.Banggai
	286	Luwuk Timur- Kab.Banggai
	287	pMamosalato- Kab.Morowali
	288	Banggai- Kab.Banggai Kep.
	289	Kadungora-Kab.Garut
	290	Tanjungjaya-Kab.Tasikmalaya
	291	Benai-Kab.Kuantansingingi-Riau
	292	Kutawaluya-Kab.Karawang
	293	Cijeungjing-Kab.Ciamis
	294	Ciseeng-Bogor
	295	Pagerageung-Kab.Tasikmalaya
	296	Cilimus-Kab.Kuningan
	297	Luragung-Kab.Kuningan
	298	Cipicung-Kab.Kuningan
	299	Sindangagung-Kab.Kuningan
	300	Indramayu-Kab.Indramayu
	301	Haurgeulis-Kab.Indramayu
	302	Bangodua-Kab.Indramayu
	303	Kandanghaur-Kab.Indramayu
	304	Mangkubumi-Kota Tasikmalaya
	305	Gedebage-Kota Bandung
	306	Panyileukan-Kota Bandung
	307	Cipanas-Kab.Cianjur
	308	Cihampelas-Kab.Bandung Barat
	309	Cangkuang-Kab.Bandung
	310	Kasokandel-Kab.Majalengka
	311	Cibadak-Lebak Banten
	312	Karang Bahagia – Bekasi
	313	Rancabali-Kab.Bandung
	314	Cilincing-Jakarta Utara

Kesan/Saran